Come possiamo prevedere se il nostro progetto sarà completato con successo, nel rispetto dei tempi e dei costi stabiliti?
Con la tecnica dell’Earned Value Management possiamo definire e monitorare accuratamente dove siamo, dove dovremmo essere e dove ci ritroveremo nel futuro. Ben oltre i normali strumenti di tracking, l’EVM ci restituisce informazioni preziose per determinare la necessità di azioni preventive o correttive per garantire la chiusura del progetto nei tempi e nel budget prefissati.
Inserito nel Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) già dalla primissima edizione della Guida, nel 1987, l’EVM si basa essenzialmente sul confronto tra il lavoro effettivamente completato fino ad un dato momento con il budget e la schedulazione originali. Da questo confronto possiamo trarre lo stato di avanzamento del progetto e prevederne le performance future. Non è richiesta alcuna sfera di cristallo: sarà necessaria solo qualche formula magica.
Prima della magia, però, abbiamo bisogno innanzitutto di individuare tre punti di riferimento:
- Criteri per determinare la percentuale di completamento di ogni attività – Quando possiamo considerare l’attività X completa al 25, 50, 75, 100%? Per attività di piccole dimensioni (< 80 ore) vengono utilizzati spesso i criteri “0%=Non avviata”, “50%=In corso” e “100%=Completata”, mentre per le attività ripetitive potrebbe essere di riferimento la percentuale di unità prodotte rispetto al totale.
- Costo effettivo (Actual Cost, AC) – È la somma dei costi sostenuti fino al momento dell’analisi.
- Budget complessivo (Budget At Completion, BAC) – Il budget complessivamente destinato al progetto.
Grazie a queste informazioni, avremo tutto ciò che ci serve per determinare i due valori fondamentali dell’EVM:
- Planned Value (PV) – È il valore monetario che avremmo dovuto raggiungere, al momento di analisi, secondo la schedulazione di progetto. È dato da: % di lavoro che avrebbe dovuto essere completato secondo la schedulazione * il budget complessivo (BAC). Ad esempio, se il nostro progetto dura 10 mesi e si è appena concluso il secondo mese, il PV è 20% * BAC.
- Earned Value (EV) – È il valore monetario del lavoro effettivamente svolto. È dato da: % di lavoro completato * BAC.
Una volta definiti questi due valori, il peggio è passato. Tutto ciò che segue richiede l’applicazione di semplici formule: calcolatrice alla mano, siamo pronti per acquisire le informazioni necessarie a comprendere lo stato di salute del nostro progetto.
| Indicatore | A cosa serve | Formula | Come leggere il risultato |
|---|---|---|---|
| SV – Schedule Variance | Indica lo scostamento di schedulazione. È la differenza tra l’Earned Value e il valore pianificato. | SV = EV – PV | >0 – In anticipo sulla schedulazione <0 – In ritardo rispetto alla schedulazione 0 – Allineato alla schedulazione originale |
| SPI – Schedule Performance Index | Mostra l’aderenza generale del progetto alla schedulazione originale. | SPI = EV/PV | >1 – In anticipo sulla schedulazione <1 – In ritardo sulla schedulazione =1 – Allineato alla schedulazione |
| CV – Cost Variance | Indica lo scostamento dei costi. È dato dalla differenza tra l’Earned Value e i costi effettivamente sostenuti. | CV = EV – AC | > 0- Inferiore al costo previsto < 0 – Superiore al costo previsto 0 – Allineato al costo previsto |
| CPI – Cost Performance Index | Mostra l’efficienza generale del progetto in termini di costi. | CPI = EV/AC | >1 – Inferiore al costo previsto <1 -Superiore al costo previsto =1 – Allineato al costo previsto |
| EAC – Estimate At Completion | Consente di prevedere i costi finali del progetto sulla base delle performance attuali. | BAC/CPI (formula standard)* | Il risultato ci fornisce una previsione del costo finale del progetto |
| ETC – Estimate To Complete | Prevede quanto costerà il lavoro da fare per completare il progetto. | ETC = EAC – AC | Il risultato ci fornisce una previsione di quanto ci costerà completare il resto del progetto |
| TCPI – To Complete Performance Index | Prevede la probabilità di raggiungere il budget stabilito (BAC) o la stima al completamento (EAC) | TCPI = (BAC-EV)/(BAC-AC) TCPI = (BAC-EV)/(EAC-AC) | >1 – Più difficile da completare con questo BAC o EAC <1 – Più semplice da completare con questo BAC o EAC =1 – Da completare come previsto |
| VAC – Variance At Completion | Fornisce una proiezione dell’eccedenza o del disavanzo di budget, sulla base delle performance attuali. | VAC = BAC – EAC | >0 – Inferiore al costo previsto <0 – Superiore al costo previsto 0 – Allineato al costo previsto |
* Per l’EAC, utilizzeremo: EAC = AC+ BAC – EV, se riteniamo che il lavoro futuro proseguirà ai costi pianificati; EAC = AC + Stima dei costi per il resto del progetto (detta Bottom-up ETC), se se le stime iniziali dei costi non sono più affidabili; oppure EAC = AC + [(BAC-EV)/(CPI * SPI)], se gli indici CPI ed SPI influenzano il resto del progetto.
Esempio di analisi dell’Earned Value
Stiamo gestendo un progetto per l’azienda XYZ, che porterà allo sviluppo di un nuovo software. Il progetto durerà 10 mesi ed è stato assegnato un budget pari a 100.000 €. Abbiamo appena concluso il quarto mese di attività e, alla data odierna, abbiamo speso 50.000 € e completato il 30% del lavoro.
Possiamo immediatamente individuare:
- BAC = 100.000
- AC = 50.000
- % completata del lavoro = 30%
Calcoliamo ora i valori fondamentali:
- PV = 40% * 100.000 = 0,4*100.000 = 40.000 [Ad oggi, il lavoro completato dovrebbe valere 40.000 €]
- EV = 30% * 100.000 = 0,3*100.000 = 30.000 [Ad oggi, il lavoro completato vale effettivamente 30.000 €]
Procediamo, dunque, a calcolare gli altri indicatori:
- SV = EV – PV = 30.000 – 40.000 = -10.000 [Negativo: siamo in ritardo rispetto alla schedulazione]
- SPI = EV/PV = 30.000/40.000 = 0,75 [< 1: il progetto è in ritardo del 25% rispetto alla pianificazione]
- CV = EV – AC = 30.000 – 50.000 = -20.000 [Negativo: abbiamo speso più di quanto avremmo dovuto]
- CPI = EV/AC = 30.000/50.000 = 0,6 [< 1: il progetto supera del 40% il budget]
- EAC = Ipotizziamo che il CPI resti invariato ed utilizziamo, dunque, la formula BAC/CPI = 100.000/0,6 = 166.667 [sulla base delle performance attuali, il progetto sarà completato per un costo totale di 166.667 €]
- ETC =EAC – AC = 166.667 – 50.000 = 116.667 [d’ora in avanti, spenderemo 116.667 € per completare il progetto]
- TCPI = (BAC-EV)/(BAC-AC) = (100.000-30.000)/(100.000-50.000) = 1,4 [>1: sarà più difficile completare il progetto con il budget iniziale]
- VAC = BAC-EAC = 100.000 – 166.667 = -66.667 [Negativo: il progetto si concluderà con un costo superiore rispetto al costo previsto]
Foglio di calcolo Excel
Ho creato un file Excel per facilitare il calcolo degli indicatori necessari per l’analisi dell’Earned Value. Puoi scaricarlo gratuitamente, in italiano o in inglese, cliccando sulle immagini sottostanti.
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