Sviluppare un piano di Change Management

Change management is an organized, systematic application of the knowledge, tools, and resources of change that provides organizations with a key process to achieve their business strategy.

Wanner, M. F. (2013). Integrated change management. Paper presented at PMI® Global Congress 2013—North America, New Orleans, LA. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Oggi più che mai, il grado di competitività di un’organizzazione è direttamente proporzionale alla sua capacità di gestire i cambiamenti. Cambiano costantemente gli scenari economici, mutano i bisogni delle persone e, con essi, le esigenze delle organizzazioni per creare valore.

Non importa quanto accurata e dettagliata sia la nostra pianificazione: il cambiamento è una componente naturale di qualsiasi progetto e, spesso, si presenta senza averci dato la possibilità di prevederlo.

Il successo di un progetto, però, dipende dal modo in cui gestiamo i cambiamenti.

La penultima edizione dello studio Best Practices in Change Management, condotto dalla statunitense Prosci, ha mostrato la forte correlazione tra l’efficacia del change management ed il raggiungimento degli obiettivi di un progetto: è stato rilevato, infatti, che un’eccellente gestione del cambiamento rende sei volte maggiore la probabilità di raggiungere gli obiettivi progettuali.

Una correlazione che trova ancora più forza nei risultati del Pulse of the profession® 2018, il survey annuale del Project Management Institute, dal quale è emerso che sono proprio i cambiamenti la causa principale del fallimento di un progetto.

Pianificare la gestione del cambiamento, dunque, è un primo passo per scongiurare il fallimento del nostro progetto.

Il Piano di Change Management, tradotto dal PMI per l’italiano come “Piano di gestione delle modifiche”, definisce i ruoli e le attività per gestire e controllare i cambiamenti all’interno di un progetto.

Ogni cambiamento sarà misurato rispetto alla baseline del progetto, che rappresenta la descrizione dettaglia dell’ambito, dei costi e della schedulazione.

Come sviluppare un piano di Change Management

1. Stabilire i ruoli all’interno del processo

Identifichiamo, innanzitutto, chi è coinvolto all’interno del processo di gestione delle modifiche e che a livello:

• Chi può richiedere una modifica?
• Chi la valuta?
• Chi la autorizza?

Potrebbe essere previsto dall’organizzazione, o rendersi necessario per progetti più complessi, un Comitato di controllo, incaricato di autorizzare/rifiutare le richieste di modifiche. Il comitato sarà composto da quegli individui ai quali occorrerà sottoporre, a seconda dei casi, tutte o particolari richieste di modifiche (come, ad esempio, quelle che determinerebbero un costo superiore a TOT euro o un ritardo di TOT settimane rispetto alla schedulazione).  

2. Sviluppare il processo di gestione

Definiamo, dunque, qual è il processo secondo il quale una richiesta di modifica potrà essere inviata, valutata, autorizzata e gestita.

Un esempio:

1. Invio – Qualsiasi stakeholder, identifica la necessità di una modifica, potrà sottoporre la richiesta al project manager, compilando ed inviando un modulo prestabilito.
2. Registrazione – Alla ricezione della richiesta, il project manager registrerà la richiesta all’interno di un apposito registro digitale.
3. Valutazione – Il project manager, consultando l’individuo che ha richiesto la modifica ed il team di progetto, condurrà una valutazione preliminare dell’impatto che la modifica potrebbe avere sul progetto.
4. Autorizzazione –  Il project manager sottoporrà la richiesta di modifica, unitamente alla valutazione preliminare, al Comitato di controllo, che dovrà esprimersi sull’approvazione o sul rigetto dell’istanza.
5. Follow-up – Ricevuto l’esito della valutazione del Comitato, il project manager procederà al follow-up. In particolare, se approvata la richiesta, il PM aggiornerà la documentazione del progetto per riflettere tali cambiamenti e ne darà comunicazione alle parti interessate. Viceversa, se rifiutata la richiesta, il PM ne comunicherà l’esito e le ragioni al richiedente.

3. Predisporre la documentazione

In questa fase, andremmo a creare un template per le richieste di modifica e ad impostare un apposito Registro . All’interno del Registro delle modifiche (Change Log) andremo ad indicare e tracciare tutte le richieste pervenute nell’ambito del progetto, unitamente alle decisioni prese in merito.