Gestire la conoscenza: come realizzare una Lessons Learned Session.

Ogni progetto ci offre opportunità per apprendere. Possiamo imparare dagli errori commessi, da noi stessi e dagli altri, dalle azioni di successo e dalle pratiche innovative. Opportunità per acquisire conoscenze e trarre lezioni che potranno contribuire al miglioramento della qualità del nostro lavoro e dell’organizzazione in cui operiamo. Le Lessons Learned Sessions ci consentono di cogliere queste opportunità, dedicando spazio, tempo, attenzione ed impegno all’analisi dell’esperienza progettuale e all’identificazione delle lezioni apprese dal nostro progetto. 

Cosa sono le Lessons Learned Sessions? 

Si tratta di sessioni di gruppo dedicate ad identificare, analizzare e condividere successi e fallimenti nell’ambito di un progetto, per trarre quelle lezioni che consentiranno di migliorare progetti futuri o fasi successive del progetto che stiamo curando. Rientrano nel processo della gestione delle conoscenze di progetto. Alla sessione possono partecipare project manager, membri del team, dirigenti ed altri stakeholder chiave. Tutti possono contribuire alla discussione, così come alla presa di decisioni sull’utilizzo della conoscenza acquisita, e tutti condivideranno un obiettivo comune: creare e condividere conoscenza. 

Perché realizzare Sessioni di Lezioni Apprese?

La realizzazione di queste sessioni porta al team e all’organizzazione quattro benefici fondamentali:

• permettono di imparare dagli errori ed evitare che si ripeta un errore già commesso;
• permettono di raccogliere approcci innovativi o buone pratiche adottati durante il progetto;
• consentono di condividere e trasferire la conoscenza tra le diverse parti interessate;
• facilitano un clima di fiducia, coinvolgimento e motivazione, consentendo ad ognuno di condividere esperienze, idee, intuizioni e prospettive.

Quante sessioni realizzare? E quando? 

La frequenza ed il numero delle sessioni dipenderà dalla complessità del progetto. Una realizzazione periodica delle sessioni, tuttavia, ci consentirebbe di ovviare alla possibilità che, a causa del tempo passato, i componenti del gruppo possano dimenticare lezioni apprese o che il team possa variare e portare con sé conoscenze che avrebbero potuto creare valore all’interno dell’organizzazione, se condivise. 

In ogni fase del progetto possono presentarsi occasioni per trarre delle lezioni dall’esperienza. Tre sono i momenti fondamentali nei quali condurre una Lessons Learned Session: quando riconosciamo che ci sia una lezione da apprendere, alla fine di una fase progettuale e al termine del progetto. Includere delle sessioni a cadenza periodica già nella schedulazione del progetto potrà evitare che venga sacrificato questo tempo per altre attività e che, come spesso accade, si realizzi un’unica sessione finale al completamento del progetto,  quando molto probabilmente avremo rimosso informazioni importanti.

Come condurre una Lessons Learned Session? 

Naturalmente, il primo step è la pianificazione e la comunicazione della data e dell’obiettivo dell’incontro: invitare i partecipanti in anticipo, annunciando che lo scopo del meeting è quello di raccogliere le loro idee, la loro esperienza e i loro suggerimenti per contribuire alla crescita del team e dell’organizzazione. Possiamo organizzare una sessione nella sede dell’organizzazione, in un contesto più informale o virtualmente: l’importante, se vogliamo ottenere risultati di valore, è che ogni partecipante sia messo nelle condizioni di sentirsi libero di esprimersi, senza alcuna ripercussione. Se, per qualche motivo, ad esempio, pensiamo che i partecipanti possano sentirsi a disagio se siamo noi a condurre l’incontro, individuiamo un facilitatore, una persona super partes, che guidi il gruppo a raggiungere l’obiettivo che è anche nostro: imparare dagli errori e promuovere i successi.

Riuniti i partecipanti, siamo pronti per avviare la nostra sessione, accompagnati da una flipchart o una whiteboard virtuale.

Potremmo procedere richiamando gli obiettivi e stabilendo alcune regole di base, come:

• rendere i suggerimenti impersonali, non menzionare nomi (se crediamo che uno stakeholder sia stato irritato dai continui messaggi Whatsapp di Marco, membro del team, non nomineremo Marco nell’incontro, bensì solleveremo la necessità di un piano di comunicazione che differenzi registro e canali a seconda dei requisiti di ogni stakeholder);
• non è consentito giudicare l’opinione altrui, né interrompere un collega;
• concentrarsi su contributi costruttivi. 

Chiarite le regole, sono tre le domande chiave a cui dovremmo, insieme, trovare risposta:

• Cosa è andato storto? Quali errori abbiamo commesso? 
• Cosa avremmo potuto fare diversamente? 
• Cosa è andato bene? 

Una domanda per volta, chiediamo a tutti di contribuire. A seconda del numero dei partecipanti, possiamo procedere in più modi, come, ad esempio:

– interpellando ognuno singolarmente, secondo un’ordine, accordando la possibilità di “passare” il proprio turno, utile soprattutto in gruppi di grandi dimensioni, nei quali l’idea che un partecipante avrebbe voluto condividere potrebbe essere già stata espressa da qualcuno che lo ha preceduto;

– facendo intervenire i partecipanti liberamente per alzata di mano, per poi incoraggiare e stimolare la partecipazione di quanti non hanno contribuito.

Intanto, durante la discussione, noi registremo le informazioni, scrivendo parole e concetti chiave sulla flipchart/whiteboard virtuale, tralasciando i nomi delle persone che li hanno espressi. Al termine, ci ritroveremo con una grande lista di lezioni apprese, comprensiva di errori, successi e possibili miglioramenti. 

Cosa ne facciamo?

Potremmo trasferire direttamente tutte le lezioni apprese in un apposito Registro, raccogliere quelle emerse dalla sessione all’interno di un report e successivamente comunicarle agli stakeholder di progetto, oppure filtrare le informazioni per concentrarci su quelle più importanti, invitando i presenti a votare le lezioni più significative. Al termine del progetto, tutte le lezioni apprese potranno essere archiviate in un database elettronico, filtrabili per parola chiave, per arricchire il patrimonio di conoscenze dell’organizzazione e, potenzialmente, migliorarne i progetti futuri.