Knowledge Management: come gestire e trasferire le conoscenze di progetto

Nell’ultima edizione della Guida al Project Management Body of Knowledge (PMBOK ® Guide), rilasciata nel 2017, il Project Management Institute ha introdotto un nuovo processo, nell’ambito del gruppo di Esecuzione, dedicato alla Gestione delle conoscenze di progetto. Il processo fa riferimento all’utilizzo di conoscenze esistenti e alla creazione di nuova conoscenza per raggiungere gli obiettivi progettuali e contribuire all’apprendimento organizzativo (PMBOK ® Guide 6th, PMI, 2018). Dunque, richiede al project manager tre azioni fondamentali: attingere dal passato, creare nel presente e condividere per il futuro.

Conoscenza tacita ed esplicita

La distinzione tra conoscenza tacita ed esplicita fu approfondita dal filosofo Michael Polanyi nel suo “The Tacit Dimension” (1966).

Trent’anni dopo, gli economisti Ikujiro Nonaka and Hirotaka Takeuchi hanno approfondito i concetti nel loro volume “The Knowledge-Creating Company” (1995), individuando le radici della leadership mondiale del Giappone nei settori automotive ed elettronico proprio nella capacità innovativa delle aziende giapponesi di creare nuove conoscenze e di utilizzarle per produrre prodotti e tecnologie di successo.

Conoscenza tacita: si tratta di know-how, esperienze personali, intuizioni e visioni. È una conoscenza “incorporata nella mente umana”, legata a contesti specifici e più difficile da estrarre e codificare.
Conoscenza esplicita: codificabile attraverso parole, numeri e immagini e, dunque, più semplice da documentare e condividere.

Per contribuire al miglioramento continuo dell’organizzazione e creare valore al suo interno, dobbiamo acquisire, analizzare, documentare e trasferire queste conoscenze, rendendole fruibili ed accessibili. Operazioni, queste, che possono risultare più semplici per la conoscenza esplicita, avvalendosi di relazioni, documenti, memo o formati di testo più svariati, ma che, per quella tacita, richiedono processi ed azioni dedicati, che consentano a quanto è “incorporato nella mente” di un membro del team, o di un altro stakeholder del nostro progetto, di essere trasferibile e di arricchire altri individui.

Tre azioni fondamentali per gestire le conoscenze di progetto

1. Utilizzare la conoscenza esistente

Significa attingere al patrimonio di conoscenze di cui è in possesso l’organizzazione e consultarlo per avviare, pianificare e gestire un nuovo progetto. Utilizzando queste conoscenze, derivante da progetti precedenti, possiamo migliorare il nostro progetto ed i suoi risultati: potremmo, ad esempio, prevenire un problema incontrato in passato, evitare di ripetere un errore già commesso, oppure adottare una buona pratica emersa da un vecchio progetto.

2. Creare nuova conoscenza

Include l’identificazione, l’analisi e la documentazione della nuova conoscenza acquisita dal gruppo di progetto, o da altri stakeholder chiave, per migliorare le prestazioni future dell’organizzazione. Un modo comune per raccogliere e conservare la conoscenza dei progetti è rappresentata dalle “Lessons learned”, ossia le lezioni apprese dal progetto, le indicazioni su come abbiamo affrontato/avremmo dovuto affrontare questioni, situazioni e problematiche incontrate nell’esperienza progettuale per evitare un errore o per migliorare un processo.

3. Condividere la conoscenza

Trasferire le conoscenze acquisite durante il progetto all’interno dell’organizzazione e tra gli stakeholder chiave è il passaggio fondamentale per far sì che si possa realmente imparare dall’esperienza e, dunque, arricchire quel patrimonio di conoscenze a cui attingere prima, durante e dopo un nuovo progetto. La condivisione della conoscenza rappresenta un fattore chiave per la qualità delle future performance dell’organizzazione: un’adeguata azione di trasferimento delle conoscenze di progetto potrà migliorare sia progetti o fasi di progetto che gestiamo o che chi dopo di noi andrà a gestire, sia operazioni e processi dell’organizzazione.

Tecniche per gestire la conoscenza

Se, da un lato, la conoscenza esplicita può essere facilmente condivisa e trasferita, attraverso una semplice conversazione tra colleghi o la lettura di un report, dall’altro, la conoscenza tacita richiede più impegno ed una maggiore interazione. Per creare nuova conoscenza e facilitare la condivisione di conoscenze tacite all’interno dell’organizzazione, potremmo includere nella nostra strategia di knowledge management le seguenti tecniche:

Storytelling – I partecipanti sono chiamati a dare espressione a visioni, intuizioni ed esperienze personali ai colleghi, ricorrendo ad una storia. Attraverso il racconto sarà più semplice condividere idee e regalare immagini di un know-how acquisito.
Knowledge Fairs – Immaginiamo di allestire uno spazio con “padiglioni della conoscenza”, come una fiera, all’interno della quale i partecipanti si muovono liberamente per scambiare esperienze.
Work Shadowing – Richiede all’individuo che deve acquisire la conoscenza di seguire la persona che la possiede, come un’ombra (shadow). È una tecnica basata sull’osservazione che consente di apprendere attraverso l’esperienza delle funzioni e delle attività
Reverse Shadowing – È l’inverso del work shadowing, in quanto prevede che sia l’esperto, colui che è in possesso della conoscenza, a seguire il membro del team nello svolgimento delle sue attività per fornirgli guida e suggerimenti per migliorare il suo lavoro.
Creativity and ideas management techniques – Attraverso sessioni di brainstorming, ad esempio, ricorrendo al mind-mapping, ossia alla creazione di mappe mentali, per facilitare le discussioni e lo sviluppo di concetti correlati intorno ad una parola chiave, mostrando visivamente come gli elementi della mappa interagiscono tra loro.
Networking – Favorire spazi e momenti di interazione informale, anche ricorrendo ai social network. Una forma di networking potrebbero essere i forum online dove le persone possono porre domande aperte ed avviare una conversazione con esperti e non, con i quali confrontarsi e scambiare conoscenze.
Communities of practice – Si tratta di gruppi di apprendimento collaborativo che includono persone che non necessariamente condividono la stessa funzione lavorativa, ma condividono una particolare area di interesse. Questi gruppi permettono alle persone di condividere e scambiare conoscenze ed informazioni per un periodo di tempo più lungo. Le attività dei gruppi possono essere realizzate di persona o virtualmente, attraverso piattaforme digitali.
Knowledge-sharing events – Organizzare o promuovere la partecipazione a seminari e conferenze.
Workshops – Potrebbero essere realizzate sessioni di problem solving o Lessons Learned Sessions, per identificare ed analizzare le lezioni apprese.